Bagaimana untuk dapatkan bantuan khidmat pelanggan terbaik

Hampir 4 tahun berada dalam industri web hosting, sudah pelbagai kerenah dari pelbagai penyedia perkhidmatan dan pengguna perkhidmatan telah dilalui sepanjang tahun. Masing-masing berusaha yang terbaik untuk memberikan khidmat pelanggan kepada kesemua pelanggan yang melanggan perkhidmatan mereka. Setiap penyedia mempunyai corak tersendiri dalam melayani pelanggan apabila pelanggan memerlukan khidmat sokongan dari mereka.

Walaupun mereka mempunyai cara atau corak yang tersendiri dalam mengurus khidmat pelanggan mereka, namun jika diteliti dengan baik asasnya adalah sama bagi semua jenis khidmat pelanggan. Disini ingin dikongsikan serba sedikit bahagian yang penting yang perlu diketahui oleh semua pengguna.

Sentiasa perlu diingati, disebalik maklum balas yang anda terima terdapat manusia disebaliknya.

Tidak kira walaubagaimanapun keadaan dan cara mereka berikan bantuan kepada kita, ada manusia yang memberikan jawapan disebaliknya, mereka bertanggungjawab untuk menyelesaikan masalah yang anda alami dan menjadi tanggungjawab mereka untuk menyelesaikannya. Saya tiada analisis yang sangat tepat, namun apabila anda meminta bantuan secara baik sudah tentu penerimaan yang akan diterima juga adalah baik. Apabila anda yakin yang disebalik jawapan yang diterima adalah datangnya daripada seorang manusia tidak kiralah melalui email ataupun melalui panggilan telefon, maka segeralah ucapkan terima kasih tanda anda menghargai usaha yang diberikan mereka.

Jangan fikir permintaan anda akan diabaikan.

Saya sangat terkejut apabila pernah mendapat email yang mengata “Tiada sesiapa yang akan lihat ini, tetapi..” atau “Tiada sesiapa yang ambil kisah, tetapi..”. Jangan fikir anda akan diabaikan walaupun hakikatnya anda tahu ada ramai yang memerlukan bantuan, sekurang-kurangnya anda berusaha sebelum menyerah. Ia hanya akan mencipta pemikiran yang negatif dan ia bukan konsep main “undur psikologi”. Proses bantuan akan berjalan dengan baik jika, anda fokus pada satu per satu masalah sebelum pergi ke masalah yang lain walaupun anda mempunyai masalah yang lain. Jadi mulakan dengan fokus pada yang dihadapi dan fikir soalan anda akan dilayan dan masalah anda akan di selesaikan dengan segera.

Jangan mulakan dengan penipuan.

“Jika anda tidak lakukan ini. Anda akan saya laporkan pada polis atau pihak yang bertanggungjawab” atau “Jika anda tidak memberi jawapan ini dalam masa 30 saat, saya akan laporkan kepada peguam saya”. Adalah tidak baik jika mesej pertama diajukan mempunyai unsur seperti ini pada tiket bantuan pelanggan. Lebih menyenangkan apabila berhadapan dengan seseorang yang senang diberi bantuan.

Nyatakan isi yang berguna, mudah difahami, ringkas dan maklumat yang sesuai.

Ini sangat susah untuk diberikan, sebab sukar untuk mengenal pasti bahagian yang sesuai. Namun, fikir terlebih dahulu sebelum anda hantar permintaan bantuan. Apabila anda mengalami masalah untuk log masuk, kemudian “Saya tak boleh login, boleh bantu?” ia sangat sukar untuk difahami melainkan “Apabila saya cuba untuk log masuk, paparan log masuk kerap menyatakan saya masukkan maklumat yang salah, sedangkan katalaluan dan nama pengguna saya sudah betul. Boleh bantu? Terima kasih.” Maklumat informasi tambahan akan membantu pemilihan dan mengurangkan bilangan balasan kembali pada email di antara anda dan bahagian khidmat pelanggan.

Jangan tulis terlampau panjang lebar, amat digalakkan penjelasan penuh.

Makin panjang penulisan pada email, makin sukar untuk dibaca, mengenal pasti punca masalah dan diberi maklum balas. Mereka terpaksa baca sehingga habis dan perlu mengenalpasti bahagian yang penting dan cari punca sebenar sesuatu masalah itu berlaku. Oleh kerana anda mahukan bantuan, bantulah mereka memudahkan mereka faham apa masalah sebenar yang anda alami. Sekiranya anda mempunya banyak masalah, digalakkan anda membuka tiket bantuan untuk sesuatu masalah. Elakkan masukkan banyak masalah dalam satu satu masa. Masalah yang berlainan perlu diatasi oleh jabatan penyelesaian yang berlainan. Oleh itu, banyak masalah pada tiket yang sama, akan menyebabkan masalah tersebut mengambil masa yang lama untuk diselesaikan.

Lebih tiket, lebih bantuan.

Perlu dielakkan daripada membuat permintaan bantuan yang sama pada tiket yang berlainan. Ia seperti permasalahan tersebut memerlukan perhatian yang lebih dan menyebabkan ia kelihatan mahu tindakan yang sangat pantas. Menyebabkan ia akan dilihat isu yang sama, kemungkinan akan terlepas dari perhatian.

Uruskan tiket bantuan dengan bijak.

Jika anda rasa tiket anda perlu diselesaikan mengikut cara yang berbeza atau mahu ia dilihat atau diberi lebih perhatian, hubungi dan berbincang dengan pengurusan bantuan anda dengan baik. Langkah terbaik untuk berbuat pengurusan ini dengan menghubungi terus pada telefon mereka atau kemaskini tiket anda supaya mereka tahu yang mana perlu diuruskan dengan terperinci. Jika tidak berpuas hati dengan bantuan yang diberikan, maklumkan kepada kami, kami mahu dengar dari anda.

Author: nikhanz

Hai, saya Nik. Terima kasih kerana layari blog saya! Ikuti saya di laman sosial terpilih.

1 thought on “Bagaimana untuk dapatkan bantuan khidmat pelanggan terbaik”

Leave a Reply